1. REKISTERINPITÄJÄ
Uusi Gynekologikeskus Oy
Y-tunnus 2141810-7
Hämeenkatu 22 B
33200 Tampere
p. 020 7579 710

2. YHTEYSHENKILÖ
Tietosuojavastaava Kristiina Meura,
Varatietosuojavastaava Reetta Nikkilä,
p. 020 757 9710

3. REKISTERINNIMI
Uuden Gynekologikeskuksen potilasrekisteri

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUKSET
Potilaiden tutkimusten ja hoidon suunnittelu, järjestäminen ja toteutus sekä seuranta, perusteena lakisääteinen velvoite. Tilastointi, laskutus ja perintä perustuvat lakisääteiseen velvoitteeseen. Rekisteröidyn muistuttaminen ajanvarauksesta perustuu suostumukseen.

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
• potilaan nimi, henkilötunnus, puhelinnumero, osoite ja ammatti
• asiakkaan nimeämä lähiomainen/alaikäisen huoltaja
• merkintä, että sähköisestä reseptistä on informoitu
• potilaan ajanvaraustiedot
• potilaan hoitoon liittyvät terveydentilatiedot (potilaskertomustiedot, lähetteet ja lausunnot)
• tieto siitä, salliiko potilas muiden Gynekologikeskuksessa toimivien lääkäreiden nähdä häntä hoitavan lääkärin tekemät sairauskertomusmerkinnät silloin,
kun se on hänen hoitonsa kannalta tarpeellista
• potilaan tutkimuksessa ja hoidossa syntyvät laboratoriotutkimusten tiedot
• tietojen luovutuksia koskevat tiedot ja luovutusten perusteet
• hoitoa ja tutkimuksia koskevat laskutustiedot
• hoitoon liittyvät maksajatiedot, työnantajan maksusitoumus tiedot
• viralliset selvityspyynnöt
• asiakaspalautteet
• vaara- ja vahinkotapahtumiin liittyvät tiedot
• lokitiedot
• web-ajanvarauksessa käytetty ip-osoite

6. TIETOLÄHTEET
Potilas, potilaan huoltaja, lähiomainen ja lääkäri.
Tutkimusten ja hoidon yhteydessä muodostuneet tiedot.
Asiakkaan toimittamat tiedot muista terveydenhuoltolaitoksista.
Fimlabin kauttakulkulaskutuksesta tulevat tiedot.

7. TIETOJEN VASTAANOTTAJAT JA SIIRTO EU:N TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE
Rekisterin tietoja vastaanottaa Suomessa sijaitseva Tieto Oyj, joka tarjoaa sähköisen potilasjärjestelmän Saas-palveluna. Sähköiset reseptit tallentuvat Reseptikeskukseen, jonka ylläpitäjänä on Kela.
Tietoja voidaan lähettää vakuutusyhtiöön asiakkaan suostumuksella.
Lähete sairaalaan jatkotutkimuksiin.
Potilasvahinkokeskus ja viranomainen.
Tietoja vastaanottavat yhteistyölaboratoriot. EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle tietoja lähtee laboratorion laite- ja järjestelmätoimittajille. Nämä yritykset sijaitsevat maissa, joiden tietosuojan EU on hyväksynyt.

8. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Potilastiedot on säädetty salassapidettäviksi. Potilastietoja ei saa luovuttaa sivullisille ilman potilaan suostumusta tai nimenomaista lainsäännöstä. Paperiarkistot pidetään lukituissa tiloissa ja lukituissa kaapeissa. Sähköisesti käsiteltäviin tietoihin on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Potilastietojen käyttöä valvotaan lokitietoja seuraamalla.

9. TIETOJEN SÄILYTYSAIKA
1) Terveystietosi säilyttämisaika on Sosiaali- ja terveysministeriön asetuksen potilasasiakirjoista (298/2009) mukainen. Pääsääntöisesti säilytämme tietoja 12 vuotta kuolemasta tai ellei siitä ole tietoa 120 vuotta syntymästä.

2) Ultraääni- ja röntgenkuvia säilytetään 12 vuotta, mikäli niitä ei ole tutkimuksen yhteydessä luovutettu potilaalle.

3) Jäljennökset toisten terveydenhuollon toimintayksiköiden muista kuin sähköisistä potilasasiakirjoista säilytetään 12 vuotta hoidon päättymisestä.

4) Virallisiin selvityspyyntöihin liittyvät tiedot säilytetään 12 vuotta.

5) Asiakaspalautteisiin liittyvät tiedot säilytetään 5 vuotta.

6) Vaara- ja vahinkotapahtumiin liittyvät tiedot säilytetään 5 vuotta.

7) Lokitietoja säilytetään 12 vuotta.

8) Laskutukseen ja kirjanpitoon liittyvät tiedot säilytetään vähintään 6 kalenterivuotta.

10. REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (art. 15)
Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä. Jos henkilötietoja käsitellään rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihin.

Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista (art. 16)
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä omatoimisesti tai potilaan pyynnöstä oikaistava, poistettava tai täydennettävä potilasrekisterissä oleva virheellinen, tarpeeton tai puutteellinen tieto.

Rekisteröidyn oikeus käsittelyn rajoittamiseen (art. 18)
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojen käsittelyn rajoittamista. Käsittelyn rajoittaminen tulee kyseeseen jos rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden. Kun käsittelyä on rajoitettu henkilötietoja saa säilyttämistä lukuunottamatta käsitellä vain rekisteröidyn suostumuksella tai oikeudellisen vaateen täyttämiseksi. Jos rekisteröity on saanut käsittelyn rajoitetuksi, rekisterinpitäjän on tehtävä rekisteröidylle ilmoitus, ennen kuin käsittelyä koskeva rajoitus poistetaan.

Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa perua suostumus lääkärikeskuksen keskitettyyn rekisteriin.
Lupa on annettu lomakkeella ja sen voi perua täyttämällä uuden lomakkeen, jonka saa Uudesta Gynekologikeskuksesta.

Rekisteröidyllä on oikeus saada selvitys onko hänen tietojaan käsitelty asianmukaisesti.
Jos rekisteröity epäilee tietojen luvatonta käyttöä hän voi tehdä selvityspyynnön.

Tietoturvaloukkauksista ilmoitetaan sekä valvontaviranomaiselle että rekisteröidylle.
Valvontaviranomaiselle ilmoitus tehdään 72 tunnin kuluessa loukkauksen ilmitulosta. Rekisteröidylle ilmoitus tulee tehdä ilman aiheetonta viivytystä.

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Valvontaviranomaisena toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto, jonka yhteystiedot ovat;

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6 krs., 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00520 Helsinki
Vaihde: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja@om.fi